In short, it is possible to create an internal Hi5 or MySpace, for teamwork oriented businesses, where employees can create profiles with their job skills, time of employment with the company, projects in which they have participated, and have a business social network for co-workers, customers or partners.
Now IBM is positioned at the forefront of software innovation in the area of Social Networking Web 2.0. If we look back through history we will notice that companies started implementing intranets back in the 90’s, static pages used to pass information “from the top” to employees. Over time, the concept evolved to an employee portal, with constant updates and personalized content. But, as stated by Cabanas, “portals became something unbearable. They were more like the 1.0 Internet and a form of information dump where communication did not exist. My opinion is that portals with internal social media tools are the natural evolution.”
Basically, WHAT HAS CHANGED?
“The change is that the employee that feeds the portal is the one who provides the information, modifies their own data, and translates organizational manuals and norms into everyday language while incorporating their own experience.Parte IV
En pocas palabras, entonces es posible crear un Hi5 o MySpace interno para una empresa orientado al trabajo en equipo donde los empleados pueden generar perfiles con sus habilidades laborales, tiempo de labor en la empresa, proyectos en los cuales han participado y con esto tener un red social de negocios para compañeros de trabajo, clientes o socios.
Así es, y en la actualidad, IBM se coloca a la cabeza en la innovación de software en el área de Social Networking Web 2.0. Si hacemos un poco de historia… Durante la década de los 90, las empresas empezaron a implantar Intranets, páginas estáticas para informar ‘desde arriba’ a los trabajadores. Con el tiempo, el concepto evolucionó hasta el portal del empleado, con actualizaciones más constantes y personalización de contenidos. Pero, como afirma Cabanas, “los portales se convertían en algo infumable. Eran más como la Internet 1.0, una especie de volcado de información en la que no había comunicación. Los portales con herramientas de social media interno son la evolución natural, desde mi punto de vista”.
Pero…básicamente, ¿QUÉ HA CAMBIADO?.
“Lo que ha cambiado es que es el empleado el que alimenta el portal, es el que aporta información, el que modifica sus propios datos, el que traduce a lenguaje cotidiano los manuales y normativas de la organización e incorpora su experiencia”.
Diego de Azcoita, Director of E-learning at Adeco Training, is even more blunt about it. “It is clear that the intranet is dead. Nowhere has it been considered that the information has to flow back and forth; feedback is necessary. To date, communication has only been from the top-down, and as it is happening with consumption and consumers, employees want to be part of the decisions.”
So… How can you cope with these changes and make them work for you?
Tools directed at internal communication 2.0 are starting to grow in marketing. But, before choosing one, you must keep your needs and some implementation advice in mind.
WHAT KIND OF BUSINESS DOES THIS APPLY TO?
“It basically depends on your needs and structure.” Right now, explains Lee, “are main clients are small to medium businesses, that are geographically dispersed and exchange documents: advertising and marketing agencies, engineer and architecture firms, technical offices, etc.” Even Teambox (another Spanish social software tool) suggests that creative agencies are using these tools as “shared spaces with customers, where there is visibility of tasks and document sharing exists.”
In conclusion, I see that “Communication does not belong to any department, but it is transverse. In the end, it is a joint effort that is shared by the whole world.”
That’s right. However, it is true that the push must come from a specific area, whether it is the department of Human Resource, Communication or top management. To make a smooth transition, keep the following steps in mind:
Look for an informal leader. All consulting experts agree that: users that are already used to social networks must pull the rest. “They are called spontaneous Community Managers.”
Design your plan. Obviously, a technology-consulting firm will not be the same design as a transportation company, but it is important to establish a course in order to get employees used to the tool. “It does not have to become a nightmare where, all of a sudden, the whole team is bombarded with indigestible information. The process must be well designed and will depend on how familiar employees are, the type of organization… There are companies that undertake genuine internal marketing programs, where they involve people as if it where an internal sales campaign. It is a process that has to be “very educational” above everything else.
Diego de Azcoita, director de e-learning de Adecco Training, se muestra incluso más tajante. “Lo que está claro es que la Intranet ha muerto. En ninguna se ha tenido en cuenta que la información tiene que ser de ida y vuelta, que tiene que haber feedback. Hasta la fecha son sólo vehículos de comunicación de arriba abajo, y, como está pasando con el consumo y los consumidores, los empleados quieren ser también parte de las decisiones”.
Y… ¿Cómo hacer frente a estos cambios y ponerlos a tu favor?
En el mercado empiezan a proliferar herramientas dirigidas a la comunicación interna 2.0. Pero, antes de elegir una, deberás tener en cuenta tus necesidades y algunos consejos de implantación.
¿PARA QUÉ TIPO DE EMPRESAS?
“Básicamente, depende un poco de tus necesidades y de tu estructura”. De momento, según explica Lee, “nuestros clientes principales son empresas de tamaño pequeño-medio, geográficamente dispersas y que intercambian documentos: agencias de publicidad y marketing, ingenierías y estudios de arquitecturas, oficinas técnicas, etc.” Incluso, desde Teambox (otra de las herramientas de software social española), indican que las agencias creativas están utilizando estas herramientas como “espacios compartidos con el cliente, donde tener visibilidad de tareas y compartir documentos”.
Entonces, como conclusión, veo que “La comunicación no pertenece a ningún departamento, sino que es transversal. Al final, es un esfuerzo compartido de todo el mundo”.
Así es. Sin embargo, sí es cierto que el impulso debe provenir de algún área, ya sea el departamento de Recursos Humanos, el de Comunicación o la propia Dirección. Para hacer la transición llevadera, ten en cuenta estos pasos:
Busca un líder informal. Todos los expertos consultados coinciden: los usuarios que ya están acostumbrados a usar redes sociales tienen que tirar del resto. “Son los llamados Community Managers espontáneos».
Diseña tu plan. Evidentemente, no será el mismo en una consultora tecnológica que en una empresa de transportes, pero es importante establecer un camino para asentar la herramienta entre los empleados. “No se tiene que convertir en una pesadilla en la que de repente el equipo, vea toneladas de información indigeribles. Hay que diseñar bien el proceso, dependiendo de lo familiarizados que estén los empleados, del tipo de organización… Hay empresas que hacen auténticos programas de marketing interno, donde involucran a la gente como si fuera una campaña de venta interna. Es un proceso de construcción que debe ser «muy didáctico”, por sobre todo.